Como pagar a equipe de um projeto cultural

Em geral não, e é o erro que mais aparece. O que os editais aceitam como comprovação de despesa é documento fiscal: nota fiscal de serviço, quando quem recebe é MEI ou empresa, ou RPA, o recibo de pagamento a autônomo, quando é pessoa física. Um recibo simples, sem os dados e as retenções que o RPA traz, costuma ser glosado, ainda que o serviço tenha realmente acontecido e o dinheiro tenha sido pago.

Recibo de Pagamento a Autônomo, o documento usado para pagar pessoa física que presta serviço sem ter empresa. Ele identifica quem pagou e quem recebeu, descreve o serviço, o valor bruto, as retenções aplicáveis e o valor líquido efetivamente pago. É o instrumento que permite pagar quem não emite nota fiscal, e por isso é comum em projeto cultural, onde boa parte da equipe é autônoma.

A obrigação de reter e recolher recai sobre quem paga, ou seja, sobre o proponente. Pode haver retenção de INSS, de imposto de renda e de ISS, e o que se aplica depende do valor, da situação da pessoa e da regra do município. Os percentuais mudam por norma e por caso, então esta é a parte do assunto que vale conferir com um contador antes do primeiro pagamento, e não depois. É justamente para não lidar com isso que muitos proponentes preferem contratar quem tem MEI.

Muitos editais permitem, entendendo que o proponente também trabalha, e alguns limitam o valor ou o percentual do orçamento que pode ir para ele. Outros vedam. Confira antes de montar o orçamento, porque descobrir depois obriga a refazer a planilha. Quando é permitido, o pagamento a você mesmo precisa da mesma comprovação de qualquer outro, com documento fiscal e transferência, e não pode ser uma retirada sem registro.

Depende do edital. Vários vedam a contratação de cônjuge, companheiro e parentes até certo grau, e outros permitem mas exigem declaração informando o vínculo. Procure no edital as palavras vedação, impedimento e grau de parentesco. Quando é permitido, a exigência prática é a mesma de sempre: o serviço tem que existir, o valor tem que ser compatível com o mercado e a comprovação tem que estar completa.

Não é obrigatório em muitos editais de fomento direto, especialmente nas faixas menores, e é fortemente recomendável assim que há equipe contratada por RPA, porque aí entram retenções e recolhimentos com prazo próprio. Vários proponentes incluem o custo de assessoria contábil como item do orçamento, e boa parte dos editais aceita isso. Confira se o seu permite, e inclua desde o começo.

Então ela não pode ser paga com esse recurso, e é melhor descobrir isso na contratação. As saídas reais são a pessoa abrir MEI, o que é gratuito e rápido para a maioria das atividades, aceitar o RPA com as retenções que couberem, ou você contratar outra pessoa. O que não é saída é pagar sem documento e tentar justificar depois: a despesa é glosada e o valor volta a ser cobrado de você.

É a recusa de uma despesa pelo órgão gestor, que passa a considerar aquele valor como não comprovado. Quando isso acontece, o proponente costuma ser chamado a devolver o valor glosado, com correção. As causas mais comuns são despesa sem documento fiscal, pagamento em espécie, transferência para titular diferente do contratado, despesa feita fora do período de execução e item que não estava no orçamento aprovado.

É arriscado, e muitos editais não aceitam. A regra comum é que só se comprova despesa realizada dentro do período de execução e paga com o recurso do projeto, o que exclui gasto anterior feito do próprio bolso. Se o repasse atrasou e o cronograma está correndo, o caminho é comunicar o órgão gestor por escrito e pedir readequação, em vez de antecipar e esperar que o reembolso seja aceito.