Como prestar contas de projeto cultural

Por Fernando Cordeiro , especialista em gestão pública de cultura e parecerista

Prestar contas é a última etapa do projeto e a que mais gente subestima. Ela não é contabilidade: é provar que aconteceu o que você prometeu que ia acontecer. Este guia explica o que guardar, o que entregar, em que prazo, e o que fazer quando algo sai diferente do planejado.

O que a análise olha primeiro é o objeto

No fomento cultural de hoje, a prestação de contas é centrada no cumprimento do objeto: a pergunta principal não é "cada centavo tem nota?", e sim "a ação cultural aprovada aconteceu como descrita?". Isso não dispensa organização financeira: o órgão gestor pode pedir documentação complementar, mas muda o que você precisa construir ao longo do projeto: prova de que o trabalho existiu.

Quem precisa prestar contas

Toda pessoa física ou jurídica que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiro público. Recebeu recurso de edital, prestará contas: pessoa física, coletivo, MEI ou instituição, não importa o porte nem o valor. O que muda com o porte é o quanto de documentação será exigido, não a obrigação em si.

O passo a passo

  1. Releia o projeto aprovado antes de começar a executar

    A prestação de contas vai comparar o que você entregou com o que está na proposta aprovada: não com o que você imaginou depois. Antes da primeira despesa, releia o objeto, as metas, o cronograma e o orçamento aprovados. É esse documento que a análise usa como régua.

  2. Guarde comprovação desde o primeiro dia

    Não deixe para juntar material no fim. Fotografe e filme as ações, guarde listas de presença, cartazes, publicações em redes sociais, matérias de imprensa, prints de transmissões e depoimentos do público. O relatório se monta com isso, e o que não foi registrado na hora não se recupera depois.

  3. Gaste apenas o que o orçamento aprovado prevê

    Despesa que não estava no orçamento aprovado é a causa mais comum de glosa: a recusa daquele item na análise. Se a realidade mudar durante a execução, não improvise: peça formalmente a alteração ao órgão gestor antes de gastar, e guarde a autorização.

  4. Cumpra as contrapartidas e a divulgação exigidas

    Muitos editais exigem contrapartida social, oficina, sessão gratuita, acessibilidade, e o uso das logomarcas oficiais em todo material de divulgação. Isso também é objeto, e também é conferido. Guarde prova de cada contrapartida realizada, do mesmo jeito que guarda prova das ações principais.

  5. Monte o Relatório de Execução do Objeto

    É a peça central. Ele descreve as ações realizadas, demonstra que os resultados previstos foram alcançados e traz anexada a comprovação: fotos, vídeos, links, listas de presença, material gráfico. Compare meta por meta com o que foi aprovado, e explique com franqueza o que mudou e por quê: execução diferente do previsto, justificada e sem má-fé, costuma ser aprovada com ressalvas, não rejeitada.

  6. Prepare o relatório financeiro se ele for pedido

    O foco da análise é o cumprimento do objeto, mas o órgão gestor pode solicitar documentação complementar, inclusive financeira. Mantenha notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamento e extratos organizados por item do orçamento, e tire cópia dos comprovantes impressos, que desbotam.

  7. Entregue dentro do prazo

    O prazo mais comum é de até 30 dias contados do fim da vigência do Termo de Execução Cultural, mas quem define é o edital e o próprio termo que você assinou. Perder o prazo é, por si só, motivo de irregularidade, mesmo com o projeto perfeitamente executado.

  8. Responda à diligência, se ela vier

    A análise pode pedir esclarecimento ou documento faltante antes de decidir. Esse pedido tem prazo, costuma ser curto, e é a sua chance de consertar sem consequência. Responder ao que foi perguntado, com o documento certo, resolve a maioria dos casos.

O que serve como comprovação

A comprovação do objeto é deliberadamente ampla, para caber em realidades muito diferentes. Costumam ser aceitos:

  • • Fotos e vídeos das ações, com data
  • • Listas de presença de oficinas, ensaios e sessões
  • • Cartazes, folders, programas e material gráfico com as logomarcas exigidas
  • • Publicações em redes sociais e links de transmissões
  • • Matérias de imprensa e registros de divulgação
  • • Depoimentos do público e de parceiros
  • • Declarações de espaços e instituições que receberam a ação

Os quatro resultados possíveis da análise

Pedido de documentação complementar

Antes de decidir, o órgão pode pedir esclarecimento ou documento que faltou. Tem prazo, e responder bem costuma encerrar o assunto.

Aprovação sem ressalvas

Houve cumprimento integral do objeto. Processo encerrado.

Aprovação com ressalvas

Houve inadequação na execução, sem má-fé. As contas são aprovadas, com registro do que ficou irregular. É o desfecho de quem executou diferente e explicou.

Rejeição, total ou parcial

O objeto não foi cumprido, no todo ou em parte. Abre a etapa de devolução ou compensação.

Se houver devolução: existe alternativa a devolver dinheiro

Quando o julgamento aponta necessidade de devolução, o agente cultural é notificado para escolher entre três caminhos: devolver os recursos, parcial ou integralmente; apresentar um plano de ações compensatórias, isto é, realizar novas ações culturais que compensem o que não foi entregue; ou combinar as duas coisas: devolver parte e compensar o resto. A ação compensatória existe para que um erro de execução não vire uma dívida impagável para quem já colocou trabalho no projeto.

Os erros que mais reprovam

  • • Documento ilegível ou rasurado. Foto tremida de nota fiscal é documento que não comprova nada.
  • • Nota com descrição genérica. "Despesas diversas" não diz o que foi comprado, e o que não se sabe não se aprova.
  • • Despesa fora do orçamento aprovado. A causa clássica de glosa. Se precisa mudar, peça antes.
  • • Documento com data fora do período de execução. Compra feita antes do início ou depois do fim costuma não ser aceita.
  • • Entrega fora do prazo. Irregularidade por si só, mesmo com o projeto impecável.
  • • Deixar para juntar comprovação no fim. Show que aconteceu e ninguém fotografou é show que você vai ter dificuldade de provar.

Perguntas frequentes

É a obrigação legal de demonstrar ao órgão público como o recurso recebido foi aplicado e que o projeto aprovado foi realizado. Ela alcança toda pessoa física ou jurídica que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiro público. No fomento cultural atual, a análise é centrada no cumprimento do objeto, ou seja, na entrega do que foi prometido.

Quem manda é o edital e o termo que você assinou

Este guia reúne o que se repete no fomento cultural brasileiro. Prazo exato, formulários, exigência ou não de relatório financeiro e regras de alteração são definidos pelo edital e pelo Termo de Execução Cultural do seu projeto. Leia os dois antes de executar, não depois: e, na dúvida, pergunte ao órgão gestor por escrito e guarde a resposta.

Fontes oficiais

Continue por aqui

Como pagar a equipe de um projeto cultural

Nota fiscal, RPA e contrato: o que serve para comprovar cada pagamento, por que recibo solto costuma ser glosado, o que é a conta específica do projeto e o que fazer quando a pessoa não emite nota.

Como montar o orçamento de um projeto cultural

O item que mais derruba nota e o que mais dá dor de cabeça na prestação de contas. Como orçar com preço de mercado, o que o edital costuma não pagar, e por que orçamento e cronograma precisam contar a mesma história.

O que é contrapartida em edital cultural

A palavra tem dois sentidos e o edital diz qual vale. O que é contrapartida social, o que costuma ser aceito, como propor uma que você consiga cumprir e por que ela é cobrada na prestação de contas.

Como fazer o cronograma de um projeto cultural

Os dois cronogramas que o edital pede, de onde se conta o prazo de execução, por que o evento principal não pode ficar no último mês e como alterar o cronograma sem virar problema na prestação de contas.

O que é a Lei Paulo Gustavo

O maior repasse único já feito à cultura brasileira: de onde vem o dinheiro, por que ele chega pela sua prefeitura e não pelo governo federal, o que cada setor recebeu e por que os prazos foram prorrogados tantas vezes.

Projeto aprovado? A prestação começa agora

Na Guria você acompanha metas, prazos e comprovações do projeto desde o primeiro dia de execução, e chega no relatório final com o material já reunido.

Criar conta gratuita