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Como montar o orçamento de um projeto cultural

Por Fernando Cordeiro , especialista em gestão pública de cultura e parecerista

É o item que mais derruba nota na avaliação e o que mais dá problema na prestação de contas, e nos dois casos por um motivo só: orçamento escrito por estimativa, sem pesquisa e sem conversar com o cronograma. Este guia mostra como montar um que sobreviva às duas etapas.

Quem avalia o orçamento é quem depois confere as notas fiscais

Vale pensar no orçamento como um contrato com você mesmo. Cada linha que você escreve agora vira uma despesa que precisa ser comprovada depois, com documento no nome certo, no valor certo e dentro do período de execução. Orçar com folga inventada não é esperteza: é criar uma obrigação de comprovar um gasto que não vai acontecer daquele jeito. Orçar apertado demais também não é: o que faltar sai do seu bolso, e mudar item depois exige autorização.

A estrutura de uma planilha que passa

Independente do formato que o edital pedir, toda planilha aceita responde às mesmas cinco perguntas por linha:

Coluna O que ela responde
Item O que é, com nome que um estranho entende
Unidade Cachê, diária, hora, mês, unidade, quilômetro
Quantidade Quantas unidades, e por quantas pessoas
Valor unitário Quanto custa uma unidade, com referência de mercado
Justificativa Por que este item é necessário ao projeto

O caminho, na ordem

  1. Leia o que o edital paga e o que ele não paga

    Todo edital tem uma lista de despesas permitidas e outra de vedadas. Item vedado no orçamento é perda de ponto na avaliação e, se passar, é glosa na prestação de contas. Essa leitura vem antes de qualquer planilha.

  2. Liste as atividades antes de listar os valores

    Escreva o que vai acontecer, em ordem: pesquisa, ensaio, gravação, montagem, apresentação, registro, divulgação. O orçamento é a tradução dessa lista em dinheiro, e não uma lista de coisas que você gostaria de comprar.

  3. Detalhe cada item com quantidade, unidade e valor unitário

    Não escreva "equipe: R$ 10.000". Escreva a função, quantas pessoas, por quantos dias ou cachês, e quanto por unidade. O total tem de nascer da multiplicação, porque é assim que quem avalia confere se o preço é razoável.

  4. Pesquise preço e guarde a pesquisa

    A prática consolidada é reunir três referências por item de maior valor: orçamento de fornecedor, print de loja ou tabela de referência de entidade da categoria. Guarde os arquivos, porque essa pesquisa é o que sustenta o valor no recurso e na prestação de contas.

  5. Inclua os custos que quase todo mundo esquece

    Impostos e encargos sobre contratação, taxa de emissão de certidão quando houver, seguro obrigatório, acessibilidade prevista no edital, transporte e alimentação de equipe, registro em áudio e vídeo. Custo esquecido não desaparece: sai do seu bolso.

  6. Confira se orçamento e cronograma contam a mesma história

    Se o cronograma diz três meses de ensaio, o orçamento precisa pagar três meses de ensaio. Divergência entre os dois é o erro que mais aparece em parecer técnico, porque é o mais fácil de notar.

Despesas que os editais costumam vedar

A lista muda de edital para edital e a do seu prevalece, mas estas são as vedações que mais se repetem, e vale conferir cada uma antes de fechar a planilha:

  • Multa, juro e taxa por atraso de pagamento seu
  • Despesa feita fora do período de execução previsto
  • Bem permanente, ou limite para ele, quando o edital restringe
  • Pagamento a pessoa da mesma família do proponente, em alguns editais
  • Despesa sem vínculo com o objeto aprovado, como reforma de sede em projeto de espetáculo

O erro mais caro: orçamento e cronograma discordando

Quem avalia lê os dois documentos lado a lado, e a divergência salta. Cronograma com estreia em março e orçamento com divulgação paga em maio; três oficinas no plano e duas no orçamento; equipe de cinco pessoas na metodologia e três na planilha. Cada uma dessas discordâncias tira ponto no critério de viabilidade, e nenhuma delas é sobre dinheiro: são sobre o projeto contar uma história consistente. Antes de enviar, leia o cronograma com a planilha ao lado e confirme que cada atividade tem custo previsto e cada custo tem atividade correspondente.

Perguntas frequentes

Posso me pagar pelo meu próprio projeto?

Em regra sim, e é legítimo. O trabalho de coordenação, criação e execução é trabalho, e a maioria dos editais culturais permite remunerar o proponente pela função que ele efetivamente exerce no projeto. O que costuma ter limite é o percentual do valor total destinado à coordenação, e alguns editais vedam pró-labore acima de certa fração. Confira o item de despesas permitidas.

O que é glosa?

É a recusa de uma despesa na prestação de contas. O órgão analisa o que foi gasto e, se um item não estava previsto, não tem comprovação válida ou foi pago acima do que se comprova como preço de mercado, ele é glosado: sai da conta como se não tivesse sido aceito, e o valor correspondente pode ter de ser devolvido.

Posso mudar o orçamento depois de aprovado?

Depende do edital e do tamanho da mudança. Remanejamento pequeno entre itens já previstos costuma ser aceito, às vezes com comunicação prévia. Incluir item novo, mudar a natureza da despesa ou alterar valor total quase sempre exige autorização formal antes do gasto. Gastar primeiro e pedir depois é o caminho mais curto para a glosa.

Preciso de três orçamentos para cada item?

Não é regra universal, mas é a prática que sustenta o preço quando alguém questiona. Faça pesquisa para os itens de maior valor e para os que não têm preço óbvio. Para item de prateleira, um print de loja com data resolve.

Posso comprar equipamento com o dinheiro do edital?

Depende. Muitos editais vedam ou limitam bem permanente, justamente porque o bem fica com você depois do projeto. Outros permitem quando o equipamento é essencial à execução, às vezes com regra sobre o que acontece com ele no fim. É um dos primeiros itens a conferir na lista de vedações.

Como orçar cachê se não existe tabela oficial?

Use referências verificáveis: tabela de valores de sindicato ou associação da categoria, editais anteriores do mesmo órgão com valores publicados, e propostas de profissionais que você efetivamente consultou. O que sustenta o valor não é a sua opinião sobre ele, é a referência externa que você consegue anexar.

Quem manda é o edital

Este guia reúne o que se repete nos editais culturais brasileiros e no que a lei estabelece. Prazos, documentos exigidos, valores e critérios mudam de um edital para outro, e o texto do edital a que você vai concorrer prevalece sobre qualquer coisa escrita aqui. Leia o edital inteiro, inclusive os anexos.

Fontes oficiais

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